1. Wie wij zijn

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Winterfeld B.V., handelend onder de naam Winterfeld Makelaars (hierna: “Winterfeld”, “wij” of “ons”), in verband met onze website, informatieaanvragen en onze dienstverlening op het gebied van de aan- en verkoop, aan- en verhuur, bemiddeling en advisering over vastgoed. Voor zover wij de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Bedrijfs- en contactgegevens: Winterfeld B.V., Laan op Zuid 673, 3072 DB Rotterdam, KvK 99930099 (identiteit en adres vóór publicatie te verifiëren met een actueel KvK-uittreksel); website: https://www.winterfeld.nl (definitief domein bevestigen); e-mail: [E-MAIL WINTERFELD INVULLEN]; privacyverzoeken: [PRIVACY-E-MAIL INVULLEN]; telefoon: [TELEFOON INVULLEN].

Deze verklaring geldt voor alle bezoekers, geïnteresseerden, bezichtigers, opdrachtgevers, kopers, verkopers, (kandidaat-)huurders, verhuurders en zakelijke contactpersonen voor zover zij met ons in contact staan.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die, afhankelijk van de relatie en opdracht, passend en noodzakelijk zijn. Het kan gaan om:

Identiteits- en contactgegevens: naam, aanspreekvorm, adres, e-mailadres, telefoonnummer en gegevens van vertegenwoordigers.
Zoek- en woongegevens: zoekprofiel, woonwensen, gewenste regio, type woning, budget, verhuisplanning en voorkeuren.
Vastgoedgegevens: (voormalige) adresgegevens, eigendoms- en objectgegevens, foto's, plattegronden, bouwkundige en juridische informatie, gegevens over VvE, erfpacht, onderhoud en energieprestaties.
Financiële en dossiergegevens: biedingen, koopsommen, huurprijzen, informatie over financierbaarheid of inkomen voor zover noodzakelijk, correspondentie, contracten, facturen en betalingsstatus. Sollicitatieachtige of medische informatie vragen wij niet in het kader van gewone huurselectie.
Cliëntenonderzoeksgegevens: identificatie-, verificatie-, vertegenwoordigings- en waar nodig UBO-, herkomstmiddelen- of risicogegevens, uitsluitend wanneer en voor zover een wettelijke verplichting zoals de Wwft daartoe aanleiding geeft.
Communicatiegegevens: berichten per e-mail, telefoon, contactformulier, eventueel WhatsApp, gemaakte afspraken en dossiernotities.
Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaatkenmerken, beveiligingsloggegevens, bezochte pagina’s en cookievoorkeuren, uitsluitend volgens het feitelijke gebruik van onze website en de cookieverklaring.

Wij verzoeken betrokkenen niet ongevraagd om bijzondere persoonsgegevens, BSN, medische informatie of volledige identiteitskopieën. Als identificatie wettelijk vereist is, beperken wij registratie, gebruik en afscherming tot hetgeen die wettelijke verplichting toestaat of voorschrijft.

3. Waarvoor wij gegevens gebruiken en op welke grondslag

Contact en informatieverzoeken. Om aanvragen te beantwoorden, bezichtigingen te organiseren en informatie te sturen waar uitdrukkelijk om is gevraagd. Grondslag: gerechtvaardigd belang (AVG artikel 6 lid 1 onder f) of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst (onder b), afhankelijk van het verzoek.

Uitvoering van makelaarsopdrachten. Om zoekprofielen te beheren, woningen te presenteren, onderzoek te verrichten, biedingen en onderhandelingen te begeleiden, afspraken vast te leggen, transacties voor te bereiden en met betrokken professionele partijen te communiceren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (onder b), met waar nodig gerechtvaardigd belang (onder f) voor gegevens van andere betrokkenen.

Wettelijke verplichtingen en toezicht. Om te voldoen aan toepasselijke fiscale, administratieve, Wwft- en andere wettelijke verplichtingen, waaronder identificatie, verificatie en meldingen waar rechtens vereist. Grondslag: wettelijke verplichting (onder c).

Financiële afwikkeling en geschillen. Voor facturatie, debiteurenbeheer, kwaliteitscontrole, interne verantwoording, behandeling van klachten en onderbouwing of uitoefening van juridische aanspraken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de verwerking.

Websitebeveiliging en verbetering. Voor fraudepreventie, beveiliging, storingsdiagnose en privacyvriendelijke analyse van websitegebruik. Grondslag: gerechtvaardigd belang of, wanneer de wet dat vereist, toestemming.

Marketing en nieuwsbrieven. Wij versturen elektronische commerciële berichten alleen wanneer dat is toegestaan, bijvoorbeeld met voorafgaande toestemming of als aan alle voorwaarden van de uitzondering voor bestaande klanten is voldaan. Wij gebruiken een vraag naar een woning of een vrijblijvende waardebepaling niet automatisch als toestemming voor commerciële nieuwsbrieven. Afmelden kan via ieder commercieel bericht of ons contactadres.

Onze gerechtvaardigde belangen. Voor zover wij ons op gerechtvaardigd belang beroepen, gaat het onder meer om het beantwoorden van zakelijke vragen, de beveiliging van onze systemen, het voorkomen van misbruik, de kwaliteitsbewaking van onze dienstverlening en de vastlegging van noodzakelijke bewijsstukken. Wij wegen deze belangen af tegen de rechten en vrijheden van betrokkenen.

Toestemmingsgebonden verwerkingen. Waar toestemming de grondslag is, is die vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig. Intrekking tast de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen niet aan.

Verplicht of vrijwillig verstrekken. Contactgegevens voor een vrijblijvende vraag zijn in beginsel vrijwillig; zonder contactmogelijkheid kunnen wij soms niet antwoorden. Voor de uitvoering van een betaalde opdracht en voor wettelijk vereist cliëntenonderzoek kunnen bepaalde gegevens noodzakelijk zijn. Als die ontbreken, kunnen wij de betreffende dienst mogelijk niet verlenen.

4. Van wie ontvangen wij gegevens?

Meestal ontvangen wij gegevens rechtstreeks van de betrokkene. Voor zover noodzakelijk en toegestaan kunnen wij gegevens ontvangen van een medeopdrachtgever, (ver)koper of (ver)huurder, hun vertegenwoordiger, een samenwerkend makelaar, notaris, taxateur, hypotheekadviseur, vastgoedportaal of uit publiek toegankelijke registers (zoals het Kadaster en Handelsregister). Wanneer gegevens niet rechtstreeks zijn verkregen, informeren wij betrokkenen daarover voor zover de AVG dit vereist.

5. Met wie delen wij gegevens?

Gegevens worden alleen verstrekt indien hiervoor een rechtmatige grondslag en een concreet doel bestaan. Afhankelijk van het dossier kunnen ontvangers zijn: de andere transactiepartij en diens makelaar; notarissen, taxateurs, hypotheek- en financieel adviseurs; bouwkundige keurders en andere deskundigen; vastgoedplatforms; IT-, hosting-, CRM-, e-mail- en cloudleveranciers; boekhouder, juridische adviseurs en verzekeraar; en bevoegde overheidsinstanties wanneer wij daartoe verplicht zijn. Wij delen geen complete financiële dossiers met commerciële partners uitsluitend voor hun marketing. Bij een introductie naar een hypotheekadviseur of buitenlandse vastgoedpartner delen wij alleen gegevens die nodig zijn voor de gevraagde introductie en lichten wij vooraf toe welke partij zelfstandig verantwoordelijk is.

Leveranciers die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, worden waar vereist contractueel gebonden via een verwerkersovereenkomst. Professionele partijen die zelfstandig hun doelen en middelen bepalen, hebben ieder een eigen verantwoordelijkheid onder de AVG.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer gegevens toegankelijk worden buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld via een IT-leverancier of in het kader van een afzonderlijk aangevraagde vastgoedoriëntatie in Dubai, beoordelen wij vóór doorgifte of de AVG dit toestaat. Voor doorgifte aan een land zonder adequaatheidsbesluit zijn passende waarborgen nodig, zoals standaardcontractbepalingen en zo nodig aanvullende maatregelen, of een specifieke, wettelijk toegestane uitzondering. Een reguliere internationale samenwerking is op zichzelf geen geldige uitzondering. Betrokkenen kunnen via [PRIVACY-E-MAIL INVULLEN] informatie vragen over de geldende waarborgen en hoe zij daarvan een kopie kunnen krijgen. Wij verstrekken geen klantgegevens aan buitenlandse partners voor eigen marketing zonder toepasselijke grondslag.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht, een lopend geschil of een aantoonbaar gerechtvaardigd belang langere bewaring verlangt. De hieronder genoemde termijnen vormen ons bewaarbeleid en moeten in onze systemen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Per gegevenscategorie gelden afzonderlijke verwijderingsregels:

Algemene contactaanvragen zonder opdracht: in beginsel tot maximaal 12 maanden na de laatste inhoudelijke communicatie, tenzij korter volstaat of voortzetting van contact gerechtvaardigd is.
Niet-succesvolle woningzoekprofielen en bezichtigingsaanvragen: in beginsel tot maximaal 12 maanden na het laatste relevante contact, tenzij eerder intrekking of verwijdering mogelijk en passend is.
Afgeronde makelaarsdossiers: voor nazorg, verantwoording en onderbouwing van mogelijke vorderingen gedurende een proportionele, vooraf in het interne bewaarschema bepaalde periode; niet alle dossierstukken worden automatisch 7 of 10 jaar bewaard. Fiscaal relevante administratie bewaren wij overeenkomstig de toepasselijke bewaarplicht, doorgaans 7 jaar; voor bepaalde gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar.
Wwft-cliëntenonderzoeksgegevens: de wettelijk toepasselijke bewaartermijn, in beginsel 5 jaar na de transactie of beëindiging van de zakelijke relatie, waarna gegevens worden gewist tenzij de wet anders bepaalt.
Cookievoorkeuren en veiligheidslogs: niet langer dan technisch en juridisch noodzakelijk; waar de wet of de feitelijke werking dit verlangt staan de specifieke termijnen in het actuele cookieoverzicht.

Na afloop verwijderen of anonimiseren wij gegevens op veilige wijze. De termijn kan voor een specifiek dossier langer zijn als een rechtszaak, onderzoek of wettelijke verplichting dat noodzakelijk maakt.

8. Beveiliging

Wij hanteren passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen afgestemd op het risico. Daarbij kunnen, afhankelijk van de systemen, toegangsbeperking volgens functie, multifactorauthenticatie, versleutelde verbindingen, beveiligde apparatuur, leverancierscontrole, back-ups, een datalekprocedure en periodieke verwijdering van gegevens horen. De feitelijke implementatie van deze maatregelen wordt periodiek gecontroleerd. Geen enkele digitale omgeving is volledig zonder risico. Wanneer een meldplichtig datalek optreedt, volgen wij de toepasselijke wettelijke melding- en informatieverplichtingen.

9. Uw privacyrechten

U kunt, binnen de grenzen van de AVG, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van uw gegevens en bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. U kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Tegen verwerking voor direct marketing kunt u te allen tijde bezwaar maken.

Stuur uw verzoek naar [PRIVACY-E-MAIL INVULLEN]. Om ongeoorloofde verstrekking te voorkomen, kunnen wij om informatie vragen waarmee wij uw identiteit op een zo weinig ingrijpende manier als mogelijk kunnen verifiëren. Wij reageren in beginsel binnen één maand en informeren u indien een wettelijk toegestane verlenging nodig is.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij waarderen het wanneer u uw klacht eerst aan ons voorlegt, maar dit beperkt uw wettelijke rechten niet.

10. Profilering en geautomatiseerde beslissingen

Winterfeld neemt geen beslissingen over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben, voor zover onze feitelijke systemen dat bevestigen. Als onze werkwijze verandert, informeren wij betrokkenen vooraf waar vereist en treffen wij passende waarborgen. Online advertentie- en analysetools kunnen, indien ingeschakeld, profielen of segmenten gebruiken; hiervoor geldt onze cookieverklaring. Controle van eventuele CRM-scoring en advertentieplatforms is vóór publicatie noodzakelijk.

11. Links, externe partijen en WhatsApp

Onze website kan verwijzen naar vastgoedportalen, externe hypotheekadviseurs, sociale media, WhatsApp of buitenlandse vastgoedpartners. Wanneer u naar een externe dienst gaat, kan de betreffende aanbieder zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Lees daarvoor diens eigen privacyverklaring. Verstuur bij voorkeur geen identiteitsdocumenten of gevoelige financieringsstukken via onbeveiligde berichten; op verzoek bieden wij een passend kanaal.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wetgeving veranderen. De op de website gepubliceerde versie vermeldt de meest recente wijzigingsdatum. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat volgens de wet nodig is.

13. Toelichting bij gegevens van kandidaat-huurders

Bij woningverhuur verwerken wij gegevens gefaseerd: eerst contact- en objectieve geschiktheidsgegevens, daarna alleen bij serieuze kandidatuur documenten die nodig zijn om de overeengekomen, rechtmatige voorwaarden te toetsen. Niet-geselecteerde kandidaten krijgen een begrijpelijke reden voor de afwijzing volgens ons selectiebeleid, zonder dat wij persoonsgegevens van de gekozen kandidaat prijsgeven. Documenten van afgewezen kandidaten worden zo spoedig mogelijk verwijderd, behoudens een concreet aantoonbare noodzaak om een selectieklacht te behandelen.